Szukasz wskazówek, jak zostać profesjonalistą w programie Excel?
Nikt nie może zaprzeczyć, jak ważne jest dobre opanowanie programu Excel w biurze.
Jednak zarówno początkujący, jak i doświadczeni użytkownicy niekoniecznie znają wszystkie przydatne wskazówki.
Oto 20 wskazówek i sztuczek, które zmienią Cię w profesjonalistę z programu Microsoft Excel:
1. Jedno kliknięcie, aby zaznaczyć wszystko
Być może wiesz, jak zaznaczyć wszystkie komórki za pomocą skrótu Control (Ctrl) + A na klawiaturze.
Ale niewielu użytkowników wie, że jednym kliknięciem przycisku narożnego, jak pokazano poniżej, wszystkie dane są wybierane natychmiast.
2. Otwórz wiele plików w tym samym czasie
Kiedy musisz używać wielu plików jednocześnie, zamiast otwierać je jeden po drugim, istnieje sztuczka, aby otworzyć je wszystkie jednym kliknięciem.
Wybierz pliki, które chcesz otworzyć, i naciśnij klawisz Enter. Wszystkie pliki otworzą się jednocześnie.
3. Przełączaj się między wieloma plikami Excel
Gdy masz otwartych wiele arkuszy kalkulacyjnych, przełączanie się między nimi nie jest zbyt wygodne.
A jeśli masz nieszczęście użyć niewłaściwego pliku, możesz zagrozić całemu projektowi.
Użyj skrótu Ctrl + Tab, aby łatwo przełączać się między plikami.
4. Dodaj nowy skrót w menu
Domyślnie w górnym menu znajdują się 3 skróty: Zapisz, Cofnij i Ponów.
Ale jeśli chcesz użyć więcej skrótów, takich jak na przykład Kopiuj i Wklej, możesz dodać je w ten sposób:
Plik -> Opcje -> Pasek narzędzi -> Szybki dostęp i dodaj Wytnij i Wklej od lewej do prawej kolumny i zapisz.
W górnym menu zobaczysz 2 skróty.
5. Dodaj ukośną linię do komórki
Na przykład podczas tworzenia listy adresów klientów może być konieczne utworzenie ukośnej linii separatora w pierwszej komórce.
Jest to przydatne do rozróżniania informacji w kolumnach i wierszach. Ale jak ty to robisz?
Kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy, następnie kliknij Formatuj komórki, Obramowanie, a na koniec przycisk w prawym dolnym rogu (przekątna w dół) i zatwierdź.
6. Dodaj wiele kolumn lub wierszy w tym samym czasie
Na pewno wiesz, jak dodać nowy wiersz lub nową kolumnę.
Ale ta metoda marnuje dużo czasu. Ponieważ musisz powtórzyć operację tyle razy, ile masz kolumn lub wierszy do dodania.
Najlepszym rozwiązaniem jest zaznaczenie wielu kolumn lub wielu wierszy, a następnie kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie „Wstaw” z menu rozwijanego.
Nowe wiersze zostaną następnie wstawione nad wierszem lub po lewej stronie kolumny, którą wybrałeś jako pierwszy.
7. Szybkie przenoszenie danych z wielu komórek
Jeśli chcesz przenieść kolumnę danych w arkuszu, najszybszym sposobem jest wybranie kolumny, a następnie umieszczenie wskaźnika myszy nad krawędzią kolumny.
A kiedy zmieni się w ikonę krzyżowych strzałek, kliknij na nią i pozwól jej nacisnąć, aby swobodnie przesunąć kolumnę w dowolne miejsce.
Co jeśli musisz również skopiować dane? Po prostu naciśnij klawisz Control (Ctrl) przed przeniesieniem kolumny. Nowa kolumna skopiuje wszystkie wybrane dane.
8. Szybko usuń puste komórki
Podczas wypełniania informacji do pracy czasami brakuje danych. W rezultacie niektóre komórki pozostają puste.
Jeśli musisz usunąć te puste komórki, aby obliczenia były prawidłowe, zwłaszcza podczas uśredniania, najszybszym sposobem jest odfiltrowanie wszystkich pustych komórek i usunięcie ich jednym kliknięciem.
Wybierz kolumnę, którą chcesz filtrować, a następnie kliknij Dane i filtruj. Kliknij Odznacz i wybierz ostatnią opcję o nazwie Puste komórki.
W ten sposób zaznaczane są wszystkie puste komórki. Musisz je tylko usunąć, aby zniknęły.
9. Jak przeprowadzić zgrubne wyszukiwanie
Być może wiesz, jak włączyć Szybkie wyszukiwanie za pomocą skrótu Ctrl + F.
Ale czy wiesz, że można przeprowadzić zgrubne wyszukiwanie za pomocą symboli? (znak zapytania) i * (gwiazdka)?
Te symbole są używane, gdy nie masz pewności, jakich wyników szukasz. Znak zapytania ma zastąpić pojedynczy znak, a gwiazdkę jeden lub więcej znaków.
A jeśli zastanawiasz się, jak szukać znaku zapytania lub gwiazdki, po prostu dodaj symbol Fali ~ przed nim, jak poniżej.
10. Jak wyodrębnić unikalne wartości z kolumny
Czy kiedykolwiek miałeś tablicę, w której chciałeś wyodrębnić unikalne wartości z kolumny?
Być może znasz funkcję filtru programu Excel, ale niewiele osób korzysta z filtru zaawansowanego.
Jest to jednak przydatne do wyodrębniania unikatowych wartości z kolumny. Kliknij odpowiednią kolumnę, a następnie przejdź do Dane -> Zaawansowane. Pojawi się wyskakujące okienko.
W tym wyskakującym okienku kliknij opcję Kopiuj do innej lokalizacji. Następnie wybierz, gdzie chcesz skopiować unikatowe wartości, wypełniając pole Kopiuj do. Aby wypełnić to pole, możesz bezpośrednio kliknąć wybrany obszar. Pozwala to uniknąć wpisywania dokładnych wartości.
Wszystko, co musisz zrobić, to zaznaczyć pole Wyodrębnianie bez duplikatów i kliknąć OK. Unikalne wartości zostaną następnie skopiowane do określonej kolumny i dzięki temu można je porównać z danymi w kolumnie początkowej.
Z tego powodu zaleca się skopiowanie unikatowych wartości do nowej lokalizacji.
11. Ogranicz wprowadzane dane za pomocą funkcji sprawdzania poprawności danych
Aby zachować spójność danych, czasami trzeba ograniczyć wartości, które użytkownicy mogą wprowadzać w komórce.
W poniższym przykładzie (w języku angielskim) wiek ludzi musi być liczbą całkowitą. Wszyscy biorący udział w tej ankiecie muszą mieć od 18 do 60 lat.
Aby upewnić się, że uczestnicy spoza tej grupy wiekowej nie wprowadzają danych, przejdź do Dane -> Walidacja danych i dodaj kryteria walidacji.
Następnie kliknij kartę Komunikat wejściowy i wprowadź wiadomość taką jak „Proszę użyć liczby całkowitej, aby określić swój wiek. Wiek musi wynosić od 18 do 60 lat”.
W ten sposób użytkownicy otrzymają tę wiadomość, gdy najeżdżają kursorem myszy na dotknięte komórki, i otrzymają komunikat ostrzegawczy, jeśli wprowadzony wiek jest poza tym przedziałem wiekowym.
12. Szybka nawigacja za pomocą Ctrl + przycisk strzałki
Kiedy klikniesz Ctrl + dowolny klawisz strzałki na klawiaturze, możesz w mgnieniu oka przejść do 4 rogów arkusza.
Jeśli chcesz przejść do ostatniego wiersza danych, spróbuj kliknąć Ctrl + strzałka w dół.
13. Przekształć wiersz w kolumnę
Chcesz wyświetlać dane w kolumnach, gdy jest online?
Nie ma potrzeby ponownego wpisywania wszystkich danych. Oto jak to zrobić.
Skopiuj obszar, który chcesz zamienić w kolumnę. Następnie umieść kursor w komórce wiersza, w którym mają zostać umieszczone dane.
Edytuj, a następnie wklej specjalnie. Zaznacz pole Transposed i kliknij OK. I masz to, twoje dane są teraz wyświetlane w kolumnie.
Zwróć uwagę, że ta sztuczka działa również przy przekształcaniu kolumny w wiersz.
14. Ostrożnie ukryj dane
Prawie wszyscy użytkownicy programu Excel wiedzą, jak ukryć dane, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Ukryj.
Problem polega jednak na tym, że można to łatwo zobaczyć, jeśli masz mało danych w arkuszu kalkulacyjnym.
Najlepszym i najłatwiejszym sposobem schludnego ukrycia danych jest użycie specjalnego formatu komórki.
Aby to zrobić, wybierz obszar do zamaskowania, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy, aby wybrać Formatuj komórki.
Wybierz opcję Niestandardowe i umieść kursor w polu Typ. Wpisz kod ";;;" bez cudzysłowów. Wciśnij OK. Zawartość komórki jest teraz niewidoczna.
Te dane będą widoczne tylko w obszarze podglądu obok przycisku Funkcja.
15. Połącz zawartość kilku komórek w jedną
Nie ma potrzeby używania skomplikowanych formuł do łączenia zawartości wielu komórek. Dopóki wiesz, jak używać symbolu &, nie musisz się martwić.
Poniżej znajdują się 4 kolumny z innym tekstem w każdej. Ale jak połączyć je w 1?
Wybierz komórkę, w której chcesz wyświetlić wynik. Następnie użyj wzoru z &, jak pokazano poniżej na zrzucie ekranu.
Na koniec wpisz Enter, aby cała zawartość A2, B2, C2 i D2 została połączona w 1 pojedynczą komórkę, co da LizaUSA25 @.
16. Zmień z małych na wielkie litery
Chcesz zmienić małe litery na wielkie? Oto prosta formuła, jak to zrobić.
W polu funkcji wpisz WIELKIE LITERY, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej.
Aby zamienić wielkie litery na małe, wpisz LOW. Wreszcie, aby umieścić wielką literę tylko na pierwszej literze, wpisz NOMPROPRE.
17. Jak wprowadzić wartość zaczynającą się od 0
Gdy wartość zaczyna się od cyfry zero, program Excel automatycznie usuwa zero.
Ten problem można łatwo rozwiązać, dodając apostrof przed pierwszym zerem, jak pokazano poniżej.
18. Przyspiesz wprowadzanie skomplikowanych terminów dzięki funkcji autokorekty
Jeśli musisz wielokrotnie wpisywać skomplikowany tekst, najlepszym sposobem jest skorzystanie z funkcji Autokorekty.
Ta funkcja automatycznie zastąpi twój tekst poprawnym tekstem.
Weźmy na przykład École Polytechnique, które można zastąpić prostszym słowem, takim jak Poly. Gdy funkcja jest aktywna, za każdym razem, gdy wpisujesz Poly, jest ona korygowana w École Polytechnique.
Wygodne, prawda? Aby aktywować tę funkcję, przejdź do Plik -> Opcje -> Weryfikacja -> Automatyczna korekta. Następnie wypełnij tekst, aby zastąpić go poprawnym tekstem, jak pokazano poniżej:
19. Jedno kliknięcie, aby uzyskać automatyczne obliczenia
Większość ludzi wie, że interesujące informacje, takie jak Średnia i Suma, można łatwo uzyskać, patrząc na pasek stanu w prawym dolnym rogu.
Ale czy wiesz, że możesz kliknąć ten pasek prawym przyciskiem myszy, aby uzyskać wiele innych automatycznych obliczeń?
Spróbuj, a zobaczysz, że masz wybór.
20. Zmień nazwę arkusza, klikając dwukrotnie
Istnieje kilka sposobów zmiany nazw arkuszy. Większość ludzi klika go prawym przyciskiem myszy, a następnie wybiera Zmień nazwę.
Ale to marnuje dużo czasu. Najlepszym sposobem na to jest dwukrotne kliknięcie karty, której nazwę chcesz zmienić, i zmiana jej nazwy bezpośrednio tutaj.
Proszę bardzo, mam nadzieję, że teraz czujesz się trochę bardziej komfortowo z Excelem :-)
Zwróć uwagę, że te przykłady są oparte na programie Microsoft Excel 2010, ale powinny również dobrze działać w programie Excel 2007, 2013 lub 2016.
Gdzie tanio kupić Excel?
Chcesz tanio kupić Microsoft Excel?
Dlatego polecam pakiet Office 365 zawierający oprogramowanie Excel. Możesz go znaleźć tutaj za mniej niż 65 €.
Należy również pamiętać, że istnieją w 100% darmowe alternatywy. Tutaj znajdziesz nasz artykuł na ten temat.
Podoba ci się ta sztuczka? Udostępnij to znajomym na Facebooku.
Również do odkrycia:
5 najlepszych darmowych programów do zastąpienia pakietu Microsoft Office Pack.
Jak tworzyć symbole na klawiaturze: tajemnica wreszcie ujawniona.
